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05.11.2013

‚Risiko-Lieferant‘ minimieren

Alternative Vorgehensweisen, um Serienfertigung zu sichern

 
‚Risiko-Lieferant‘ minimieren
 
Alternative Vorgehensweisen, um Serienfertigung zu sichern
 

Ein wesentliches Ziel der Einkaufsabteilung besteht darin, die Ausgaben eines Unternehmens kontinuierlich zu senken. Deswegen hinterfragt der Einkauf regelmäßig das Konditionsniveau der bestehenden Lieferanten. Welcher Weg ist hier der effektivste?

Professionell durchgeführte Ausschreibungen stellen hierfür ein probates Werkzeug dar.  Wenn der Einkauf über die Ausschreibung eine attraktive Alternative identifiziert hat, muss er im nächsten Schritt den Lieferanten qualifizieren. Obwohl bei einem solchen Aufbau eines Alternativlieferanten viel Zeit und Kosten investiert werden, stellt der Einkauf im späteren Tagesgeschäft oft fest, dass der neue Lieferant die während der Testierung gemessene Qualität nicht auf einem konstanten Niveau hält. Schnell kommt es dann zum GAU: weil eingekaufte Materialien unbrauchbar sind treten Produktionsausfälle auf. Trifft ein solcher Zwischenfall den Einkauf unvorbereitet, entsteht ein großer Schaden – gerade bei werkzeuggebundene Produkten oder Sonderanfertigungen.

Nachfolgend werden vor diesem Hintergrund praxisnahe Methoden vorgestellt, die dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit einer solchen Pattsituation zu minimieren. Dabei sind beide Ursachen des Problems berücksichtigt: entweder der Lieferant verfügt nicht über die ausreichende Prozessreife („Lieferant kann nicht“) oder aber die Leistungsmotivation des Lieferanten hat abgenommen („Lieferant will nicht“).

Der Einkauf sollte gemeinsam mit der Technik während der Phase der Ausschreibung (A) ausreichend Zeit dafür aufwenden, dem Lieferanten die Spezifikationen und alle anderen preisbeeinflussenden Parameter zu erläutern. Von Beginn an gilt es dem Lieferanten zu vermitteln, welches Qualitätsniveau erwartet wird und wie umfangreich dementsprechend auch das Auswahlverfahren ist. Mit diesem Wissen kann sich der Lieferant dann bewusst entscheiden, ob er die Investition, ein Angebot anzufertigen, eingeht. Ebenfalls lohnt es sich bereits zu diesem frühen Zeitpunkt Referenzmuster anzufordern. Daran kann der Fachmann eine erste Indikation ableiten, ob der Lieferant die geforderten Herstellungsverfahren tatsächlich beherrscht.

Nach dem Auswerten aller Angebote muss eine Vorauswahl (B) getroffen werden. Neben den üblichen kaufmännischen und technischen Auswahlkriterien empfiehlt sich ein intensives Gespräch mit einem Referenzkunden. Darüber hinaus hat der Einkauf zu prüfen, ob die geforderten Qualitäten und Verfahren standardmäßig bei dem Lieferanten eingesetzt werden oder ob die dafür notwendigen Ressourcen und Erfahrungen erst aufzubauen sind. Um diese Angaben zu verifizieren sollte der Einkauf auch die Produktionskapazität des Lieferanten sowie deren aktuelle Auslastung in Erfahrung bringen.

Bei funktionsrelevanten Artikeln ist eine Auditierung (C) vor Ort unerlässlich. Während des Audits sollte der Einkauf gemeinsam mit der Technik den gesamten Wertschöpfungsprozess vom Wareneingang bis –ausgang bewerten und auf qualitätsrelevante Fehlerquellen untersuchen (besonderes Augenmerk ist auf die Chargenrückverfolgbarkeit zu richten). Basierend auf diesen Erkenntnissen kann dann gemeinsam mit dem Lieferanten eine Risikolandkarte erarbeitet sowie die Eintrittswahrscheinlichkeiten der identifizierten Risiken bewertet werden. Für die relevanten Schwachstellen sollte das Auditteam dann gemeinsam mit dem Lieferanten Verfahren zur Fehlervermeidung bzw. Fehlerbehebung erstellen.

Für die Testierung (D) fragt der Einkauf Muster bei den erfolgreich auditierten Lieferanten an. Viele Unternehmen beschränken sich dabei auf die Prüfung einer kleinen Musteranzahl (Vorserie). Es ist allerdings zwingend notwendig, auch ein größeres Batch (Nullserie) zu evaluieren, damit sichergestellt werden kann, dass der Lieferant die Muster tatsächlich in der Produktion und nicht in seinem Labor erstellt hat. In der Praxis zeigt sich, dass ein weiteres Audit während der Fertigung der Nullserie tiefergehende Erkenntnisse über die Leistungsfähigkeit des Lieferanten bringt („analyze at full speed“). Darüber hinaus ist es wichtig, die Testierung als iterativen Prozess zu verstehen: der Lieferant muss in einem sinnvollen Rahmen auch mehrfach die Möglichkeit bekommen, seine Artikel zu optimieren.

Nach abgeschlossener Testierung haben der Einkauf und die Technik gemeinsam über die Freigabe (E) des Lieferanten zu entscheiden. Das Motto „Wir haben so viel Geld in den Lieferanten gesteckt, jetzt muss auch was rumkommen“ ist ein schlechter Ratgeber. Der Leitgedanke hat im Gegenteil zu lauten: „Wir sollten schlechtem Geld nicht noch mehr schlechtes Geld hinterherwerfen“ (sunk-costs). Fällt die Entscheidung für den neuen Lieferanten aus, muss diesem nochmals die Perspektive aber vor allem auch die Bedingungen einer Zusammenarbeit verdeutlicht werden. Der Lieferant sollte realisieren, dass gegenüber ihm kein Abhängigkeitsverhältnis besteht und er weiterhin ersetzbar ist, falls die Qualität abfällt.

Wird der Alternativlieferant als Serienlieferant (F) freigegeben ist spätestens jetzt der Zeitpunkt gekommen, das Gespräch mit dem Bestandslieferanten zu suchen. Dabei sollte dieser keineswegs verprellt werden. Vielmehr ist ihm sowohl die Entscheidungsbegründung darzulegen als auch die Möglichkeit einzuräumen, bei entsprechender Anpassung der Konditionen sein Volumen zu halten. Nur dann kann der Einkauf schrittweise den neuen Lieferant aufbauen ohne dass der Bestandslieferant abspringt (oft scheitern Wechsel an dem zu kurz getakteten Implementierungsplan). Abschließend sollte als Vorsichtsmaßnahme in der Anfangsphase des Lieferantenwechsels der Lagerbestand des alten Lieferanten erhöht werden.

Autoren: Niklas Panchyrz (Senior Partner) und Tilman Keller (Senior Consultant)

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