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16.05.2013

Kosten sparen und Leistungen optimieren:

Kluge Strategien helfen auch kleinen Unternehmen

Manche Wohnungsunternehmen haben schon kluge Konzepte umgesetzt, andere zögern noch. Viele der kleineren Akteure meinen gar, dass ihnen die Schlagkraft für den Erfolg fehlt. Dabei kann eine Neuorganisation der Einkaufsprozesse Einsparungen von bis zu 20 % erbringen.

Christian  Kesselring  kennt  das  Problem aus vielen Gesprächen, denn er diskutiert seit Jahren regelmäßig mit Führungskräften  der  Wohnungswirtschaft darüber, wie Abläufe verbessert und Potenziale zur Effizienzsteigerung genutzt werden können.  Kesselring  konzipiert  und  moderiert Fachtagungen, Arbeitskreise und Seminare für das Europäische Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft (EBZ). Diskussionen mit den Teilnehmern hält er gerne so praxisbezogen wie möglich, weil die Erkenntnisse nur dann in der unternehmerischen  Realität  umgesetzt  werden können.  Kesselring  sagt:  „Die  Geschäftsführer und Vorstände von kleineren Wohnungsunternehmen zweifeln oft daran, ob sie  die  ausreichende  Marktmacht  haben, um im Einkauf ähnliche Einsparungen erzielen zu können wie die großen Unternehmen. Doch eine Immobilienweisheit lautet: Im Einkauf liegt der Gewinn! Die Markt- macht von kleinen Unternehmen darf nicht unterschätzt werden. Man muss bedenken, dass  in  einer  kleineren  Gemeinde  auch 2.000 Wohneinheiten eine erhebliche Marktmacht bedeuten.“

Ein wichtiger Schlüssel zur Optimierung von Einkaufsprozessen liegt an einer anderen Stelle: der Kommunikation. Denn sie ist der wichtigste Baustein für den Erfolg. Rainer den Ouden ist Partner für Projekte bei Kerkhoff Consulting und Fachmann für die Optimierung von Beschaffungsprozessen. Er weiß: „Ohne Überblick geht es nicht, sowohl intern als auch extern.  Intern  muss das Unternehmen klar festlegen, wer unter welchen Bedingungen welche Leistungen einkaufen darf. Gelingt das nicht, dann können erhebliche Einsparpotenziale unbemerkt verloren gehen. Darüber hinaus kommt es auf Hintergrundwissen über die Anbieter an. Wichtig ist, dass sich Unter- nehmen auf dem Laufenden halten, wie die Anbieterseite strukturiert ist und wie man mit ihr umgehen sollte.“

Thomas Straßberg hat die Stabsstelle Strategischer Einkauf bei der STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft in Berlin inne. Er empfiehlt jedem Kollegen, der sich auf die Suche nach Einsparpotenzialen begibt, zu- allererst eine ABC-Analyse. „In manchen Bereichen lohnt sich der Aufwand, in anderen wiederum nicht. 20 % Ersparnis beim Einkauf von Büromitteln werden natürlich nicht so viel bringen, wie 5 % in den Bauprozessen.“ Zum strategischen Einkauf gehört für Straßberg auch, laufend zu prüfen, wo sich Kooperationen mit anderen Unternehmen lohnen. „Im Einkauf von Gas und Strom haben wir beispielsweise gute Erfahrungen gemacht, auch im EDV-Bereich gibt es Potenziale.“ Hier aber seien die individuell unterschiedlichen Standards in den Unternehmen oft ein Problem. „Außerdem braucht man für funktionierende Kooperationen unserer Erfahrung nach Partner, mit denen man auf Augenhöhe ist. Auf unserem regionalen Markt gibt es davon, aufgrund unserer schieren Größe, nur wenige.“

Dass im Einkauf gerade die Strategie und langfristige Weichenstellungen den Erfolg bringen, bestätigt Dietmar Amels. Er ist Leiter des Bereiches Zentraler Einkauf und Technik bei der LEG Wohnen NRW GmbH. „Überblick und darauf aufbauend eine vorausschauende Planung sind ganz einfach das A und O.“ Unter Amels Federführung hat die LEG ihre Einkaufsstrategie vor einem Jahr umgestellt  und  dabei  unter  anderem ein differenziertes Investitionsartenmanagement sowie ein effizientes Lieferantenmanagement eingeführt. Amels Fazit: „Es ist wichtig, ein abgestimmtes Handlungskonzept zu implementieren und die Erfolge im Unternehmen gemeinsam zu erzielen. So ziehen dann auch alle gemeinsam an einem Strang.“

Auch eine nicht immer angenehme Wahrheit gilt es zu berücksichtigen, wenn über Einsparungen im Einkauf der Wohnungsunter- nehmen geredet wird. Volker Riebel, ehemals CEO der Deutsche Annington GmbH und der GEWOBA Bauen und Wohnen AG, heute Honorarprofessor an der immobilienwirtschaftlichen Hochschule EBZ Business School in Bochum, formuliert es so: „Nicht jeder ist von Natur aus dafür geeignet, als Einkäufer tätig zu sein. Man benötigt eine gewisse Lust am Verhandeln, sozusagen den richtigen Biss, und man muss ein Talent für diese Tätigkeit besitzen. Vergibt ein Wohnungsunternehmen die Kompetenz zum Einkauf von Leistungen an Mitarbeiter, denen das alles nicht so wichtig ist, dann wird es auf die eine oder andere Weise Geld verschenken.“ Das Talent alleine, so Riebel, entscheide dennoch nicht über Erfolg oder Misserfolg. „Ein guter Einkäufer zu sein ist auch harte Arbeit, und die Arbeitgeber sollten daher entsprechende Fachleute gezielt aufbauen. Im Moment geschieht das noch nicht flächendeckend, weil der Einkauf nicht in allen Immobilienunternehmen als Kernkompetenz angesehen wird und weil es an Weiterbildungsmöglichkeiten fehlt, die einen direkten immobilienwirtschaftlichen Bezug bieten.“


Autor: Andreas Winkler / Europäisches  Bildungszentrum

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